Como otimizar os custos de gestão de projetos durante a crise?

Como crises sempre vêm e vão, o importante é saber lidar com esses períodos de maior sufoco para que os projetos não sejam diretamente afetados — nem no quesito qualidade nem no prazo de entrega. O bom é sempre trabalhar com uma certa folga de cronograma, mas não é só isso que conta na hora de apertar o cinto para passar pela crise sem muito estresse.

A otimização de recursos é essencial para que se tenha projetos bem desenvolvidos sem causar peso desnecessário no caixa da empresa. E é nessa lista que entram os recursos humanos. Aumentar a produtividade da equipe significa otimizar vários outros recursos, impactando, assim, em todas as etapas do projeto.

Quer saber exatamente como a otimização de custos de gestão de projetos pode ajudar durante a crise? Então confira agora mesmo nosso post:

 Selecione a equipe certa

Por convenção, chama-se a força trabalhadora da empresa de recursos humanos, mas a verdade é que são pessoas, cada uma com sua história de vida, suas expectativas, sua visão de mundo e, obviamente, suas dificuldades. E para otimizar os recursos humanos na gestão de projetos durante uma crise, é essencial que você coloque a pessoa certa na atividade adequada.

Respeitar respectivos limites e habilidades é uma premissa básica para que você delegue atividades condizentes com o perfil de cada profissional, podendo, assim, obter o máximo de produtividade de cada um. Nesse cenário, a otimização de recursos virá do comprometimento e da motivação da equipe com o projeto, com as atividades delegadas e com o gerente do setor, o líder da equipe.

Otimize os custos com inteligência

Muitos gestores de projetos, durante uma crise, acabam economizando onde não é preciso, deixando custos que poderiam ser cortados correndo soltos. Mas atenção: não retire nenhum benefício que mantenha os trabalhadores motivados, pois isso pode simplesmente acabar com o comprometimento dos recursos humanos com o projeto em andamento.

Nesse caso, avalie as despesas do projeto para saber quais são os custos que mais comprometem o orçamento e verifique se há como fazer uma otimização desses itens, trocando de fornecedor, fazendo uma negociação ou, ainda, adquirindo uma nova ferramenta para promover maior produtividade ao longo do projeto. Vale a pena o esforço.

Ganhe tempo aumentando a produtividade

Em tempos de crise, é preciso ser criativo e utilizar todos os recursos disponíveis para melhorar a produtividade da sua equipe. Softwares gratuitos, ferramentas de analytics disponíveis na internet e uma boa dose de planejamento podem contribuir para a otimização dos custos de gestão de projetos a qualquer tempo.

Mas fica um alerta: nunca comprometa a qualidade do seu projeto para reduzir custos e aumentar a produtividade dos recursos humanos, pois isso impacta diretamente na satisfação do cliente e no resultado global do projeto. Lembre-se que são a sua imagem e a imagem da empresa que estão em jogo!

Mantenha os recursos humanos como foco

A crise deixa qualquer um apreensivo, já que podem ser realizados cortes de pessoal, os projetos podem parar de aparecer e os clientes podem desistir, tudo isso deixando a equipe com os nervos à flor da pele. Para que não se tome nenhuma decisão precipitada, mantenha os recursos humanos no foco das atenções, procurando saber, inclusive, se existe algum boato ou comentário depreciativo sobre o momento que possa comprometer a produtividade da equipe.

Busque estar sempre acessível para seus liderados, criando uma cultura de feedback — de duas vias, obviamente. Dessa forma, assim como você dá feedback para a sua equipe, ela também pode querer dar um feedback para você. Portanto, esteja preparado para receber críticas e sugestões que fujam do seu ponto de vista, lembrando-se sempre que todo diálogo é válido quando bem recebido, processado e analisado.

Fortaleça a comunicação interna

Para evitar perda de profissionais e precisar arcar com os custos de novas contratações e novos treinamentos, mantenha a comunicação interna fortalecida. As pessoas querem, sim, saber sobre o que está ocorrendo, quais são os planos para o futuro e qual é sua situação dentro do contexto da crise. Ser o mais claro possível e não mentir em hipótese alguma vai proporcionar credibilidade de sobra para que a equipe trabalhe com maior produtividade e tenha comprometimento com a otimização de recursos na execução dos projetos.

Lembre-se de que a comunicação interna é a grande responsável por um ambiente de trabalho harmônico, sem fofocas venenosas e com a saúde necessária para que o setor de recursos humanos da empresa não precise ser acionado para demitir um ou outro. E é exatamente nesse quesito que a maioria das empresas acaba pecando. Não seja mais um em meio à multidão!

Foque no que é realmente importante

A crise pode desestabilizar qualquer um, inclusive, claro, o gerente de projetos. O importante aqui é manter a calma e focar naquilo que é realmente importante para a conclusão dos projetos dentro dos parâmetros estabelecidos. Se for preciso mudar o escopo ou fazer qualquer alteração no planejamento, certifique-se de que a alteração é realmente necessária e que vai contribuir para gerar resultados mais efetivos.

Para não perder o foco, estabeleça também prazos reais e factíveis, sem pressionar sua equipe para realizar horas extras, trabalhar aos finais de semana ou perder as férias para mostrar que está otimizando recursos. Como já falamos, seus recursos humanos são as pessoas, pessoas essas que precisam de descanso, lazer e qualidade de vida para trabalharem com vontade e gerarem resultados.

Tenha um plano de gerenciamento de crises

Todo projeto começa com um bom planejamento, certo? E um bom planejamento contém a descrição de todos os riscos a que o trabalho está sujeito, com sua respectiva classificação de acordo com a probabilidade de ocorrência e do perigo representado para sua conclusão.

Ao definir um plano de gerenciamento de crises, a equipe se antecipa a qualquer problema que possa vir a ocorrer no percurso normal de suas ações, podendo, assim, criar mecanismos para não permitir que os impactos sejam significativos, interrompendo ou prejudicando o trabalho como um todo.

Estudar as lições aprendidas com projetos semelhantes pode dar diversos insights para que se comece um novo projeto otimizando recursos e aumentando a produtividade da equipe. E isso significa que, mesmo em uma crise, os recursos humanos não serão atingidos com tanta força. Parece promissor, não concorda?

A otimização de custos na gestão de projetos durante uma crise requer agilidade de pensamento por parte do gerente e uma equipe devidamente comprometida com seu trabalho. Ao se construir um relacionamento de qualidade com a equipe do projeto e a direcionando para ações cada vez mais estratégicas, é possível trabalhar com menos recursos humanos e mais produtividade, bastando, para isso, adotar uma ferramenta de gestão de projetos que automatize os processos mais demorados e permita uma gestão de projetos mais enxuta.

Agora comente aqui e nos conte como otimiza os custos de gestão de projetos durante a crise! Já automatiza sua gestão de projetos? Qual das vantagens proporcionadas por essa automatização é mais benéfica para sua empresa? Compartilhe suas experiências e impressões conosco e participe da conversa!

Fonte : RH Portal